Geologa, Project Manager e grande appassionata dell’arrampicata, Sofia Mariano è la Responsabile del Centro Servizi Progetti di Ricerca e Sviluppo dell’INGV. Esperta nell’ambito dei progetti europei e nazionali, l’abbiamo intervistata per saperne di più sul suo percorso e sull’importanza strategica di questo settore.
Sofia, quando nasce il Centro Servizi Progetti di Ricerca e Sviluppo dell’INGV e con quale obiettivo?
Il primo embrione del Centro Servizi Progetti di Ricerca e Sviluppo è stato istituito nel 2012 con l’obiettivo di creare un ponte tra il mondo della ricerca, che partecipa a progetti nazionali e internazionali, e il comparto amministrativo. La prima istituzione dell’Ufficio Progetti è stata la risposta a una crescente esigenza di creare processi e procedure per migliorare e mettere a sistema l’accesso e la gestione di nuovi modelli di finanziamento che, già a partire dalla seconda metà degli anni Novanta, hanno caratterizzato nei principali Paesi europei una nuova modalità di finanziamento della ricerca. Il cambiamento delle policy Europee relativamente alla programmazione degli obiettivi strategici anche attraverso i programmi di finanziamento della ricerca ha avuto importanti ripercussioni negli Enti e nelle Università italiane anche in termini di mutamento organizzativo e istituzionale e nell’ottica di aumentare la competitività internazionale e di entrare a far parte dei consorzi europei. Per quanto riguarda il caso dell’INGV, la partecipazione a progetti finanziati dal Programma Quadro della ricerca della Commissione europea ha avuto una impennata tra il 2007 e il 2012.
Perché oggi è indispensabile la presenza di uffici e personale dedicato ai progetti?
Nell’ambito della pubblica amministrazione, in particolar modo negli enti di ricerca, gli ultimi due decenni hanno visto una diminuzione dei fondi ordinari destinati alle attività, per questo i finanziamenti e i progetti esterni sono una irrinunciabile risorsa. Al contempo si è andata man mano definendo una normativa sempre più specifica relativa all’ottenimento e alla rendicontazione dei finanziamenti, sottoposti a meccanismi di controllo e di audit. La presenza di Uffici e di personale qualificato permette di mettere in campo competenze in grado di operare una gestione virtuosa dei progetti esterni. Il rischio correlato alla mancanza di uno specifico supporto in queste attività è quello di non riuscire ad adempiere ai requisiti richiesti dal Progetto e questo può comportare, ad esempio, la restituzione dei fondi agli enti finanziatori nazionali o europei. Bene, per operare al meglio è necessaria una gestione tipicamente manageriale realizzata perseguendo obiettivi specifici all’interno di un intervallo temporale definito con risorse dedicate alle attività progettuali, ottimizzando anche efficacia ed efficienza.
Quanto è importante il project management in questo contesto?
L’orientamento al project management è fondamentale in quanto la figura del Project Manager, ispirata alla figura del “Project Officer” sul modello europeo e del manager delle aziende private, è in grado di attuare una semplificazione delle procedure amministrative potenziando gli specifici strumenti informatizzati a supporto. Queste figure chiave hanno il compito di supervisionare lo stato di avanzamento del progetto garantendo il rispetto dei tempi e delle procedure di gestione, contribuendo alla soluzione delle criticità mediante l’interazione continua con tutti i soggetti coinvolti. Si tratta di elaborare, pianificare e programmare ogni attività con una visione d’insieme che permetta di prevenire i eventuali criticità nel pieno rispetto delle procedure definite e standardizzate dalle Amministrazioni Centrali.
Quale potrebbe essere, in questo senso, un modello organizzativo vincente?
Sicuramente è auspicabile il superamento di un modello organizzativo basato sulle funzioni a favore di uno schema a matrice. Questo perché una struttura matriciale tiene maggiormente conto delle caratteristiche e specificità delle azioni svolte quotidianamente dai diversi settori operativi degli enti e si sviluppa su due dimensioni: una orizzontale, relativa ai procedimenti destinati ai singoli progetti, l’altra verticale, relativa alle funzioni gestionali e amministrative trasversali e comuni a tutti i progetti. Questo schema non solo permette il miglioramento delle performance ma coniuga efficienza e correttezza nella gestione delle risorse e trasparenza delle singole azioni compiute. Tale struttura conseguirebbe altresì in modo efficace il rispetto rigoroso dei tempi di gestione ed erogazione dei servizi amministrativi e, in ultima analisi, delle risorse pubbliche necessarie alle attività di ricerca e sviluppo tecnologico, intese come disponibilità del finanziamento destinato al progetto, risorse umane e acquisizione di beni e servizi.
Sofia, raccontaci qualcosa sul tuo percorso... come ti sei avvicinata al settore dei Progetti e quali sono gli aspetti che ti hanno maggiormente appassionata?
Sono una geologa e mi sono formata nel settore della progettazione europea all’università di Roma Tre prima e presso la Commissione Europea a Bruxelles in un secondo momento; in Belgio ho avuto l’opportunità di svolgere un tirocinio presso la DG Research ed è stata una esperienza bellissima che mi ha permesso di uscire dal “particolare” e dal singolo gruppo di ricerca per avere una visione più completa e multidisciplinare degli strumenti e delle attività relative ai progetti a livello globale: l’ambiente internazionale è estremamente stimolante. Questa esperienza è stata un punto di partenza ma la mia formazione nel settore è continua e si è recentemente completata con le competenze del Management nella Pubblica Amministrazione. Oggi ho una grande dimestichezza con tutto ciò che riguarda i progetti europei e nazionali mentre sto ancora imparando gli aspetti del coordinamento dei gruppi di lavoro e del management dei processi amministrativi. C’è ancora da fare e si sta lavorando, per esempio, alla gestione integrata dei dati e all’informatizzazione degli stessi.
Cosa consiglieresti ai giovani studenti che vorrebbero intraprendere questa carriera?
Il mio consiglio è quello di seguire un percorso di studi dedicato, esistono dei corsi di laurea molto interessanti in Management e Innovazione nella Pubblica Amministrazione, Economia e Ingegneria Gestionale in grado di fornire tutti gli strumenti necessari per muoversi in questo settore. Inoltre è molto importante fare delle esperienze a livello internazionale e le varie facoltà mettono a disposizione programmi e tirocini che permettono di arricchire il proprio background professionale e culturale in questo senso.
Per concludere, quali sono le caratteristiche essenziali per fare questo lavoro?
Sicuramente leadership, problem solving e capacità di prendere decisioni in modo rapido. Il compito di un manager è quello di mettersi in prima linea senza aspettare che qualcun altro risolva le criticità: in questo senso è molto importante avere un approccio risolutivo orientato all’ottimizzazione dei risultati. Efficacia, efficienza, multidisciplinarietà e raggiungimento degli obiettivi sono il mantra di chi lavora in questo campo.